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在传统的办公方式中,人是被事情驱动的。客人来了要接待,有申请需要跑流程、会议室多人申请要协调,到月底了要统计考勤、算工资……,人与人之间、人与事之间、事与物之间彼此没有联系,是一个个信息孤岛,极易造成冲突。所以人事行政往往是公司最忙,又最容易被投诉的一群人,他们的大部分精力都被日常突如其来的琐事牵扯,无法将真正的精力集中在人力资源管理上,从而造成公司人力资源的极大浪费。
在一些高科技公司已开始通过智慧办公的应用提高人力资源效率。在智慧办公中人是主动的主体,通过软件系统将人-事-物串联起来,通过有序的规则解决可能出现的冲突。例如:面对客户来访时间的不确定,在前台应用自助访客系统,通过对接人提前预约获取授权码,客人根据授权码进行访客登记,通过验证后放行,但乘坐的电梯仅可以访问预约接见的楼层。生物识别技术在门禁、房间、会议室的应用能够快速确认使用者身份,验证是否被授权,记录进入时间,统计考勤记录,自动生成考勤报告,数据传送人力资源系统每月自动生成工资表。通过手机或会议室生物识别自助机,使用者能够查看各时段会议室的使用情况,并进行自助预约,减少了繁琐的沟通环节。自助预约系统可以根据申请人的设置自动打开灯光、窗户、窗帘、空调、麦克风。同时会议室自助机还有会议室门禁及签到功能,只有被授权者能够进入。会议室的远程视频会议系统,能够实现全国各地与会者的无障碍沟通,屏幕书写的内容能够保存和分享到个人,并形成会议记录。点击会议结束或通过红外感应到最后一个人离开,系统自动关闭灯光、设备、空调和窗户。
在智慧办公中,朴墅生物识别技术应用于自助访客系统和道闸,能够通过面部识别、步态识别确认来访者身份,快速通过验证打开道闸。指静脉技术应用在考勤门禁、房门、会议室预约系统上,能够解决天气干燥、潮湿、指纹有问题无法识别,识别不灵敏问题,同时具有非显性、不可复制的特点,具有极高安全性。配合后台云智能系统,能够将人-事-物-空间串联在一起,实现整体智慧办公,极大提高办公效率。
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